Tarjeta de flota: Digitaliza y automatiza el abastecimiento de tu empresa

¿Sabías que una empresa con una flota de 20 vehículos puede llegar a invertir más de 100.000 euros al año solo en combustible? Este gasto, si no se gestiona eficientemente, puede afectar severamente la rentabilidad.

Es aquí donde entra en juego la tarjeta de flota, una solución que no solo digitaliza el control del combustible, sino que automatiza la gestión logística y financiera de todo el proceso de abastecimiento.

Esta guía te explicará qué es una tarjeta de flota, cómo funciona, sus ventajas, limitaciones, costes asociados y cómo elegir la mejor opción para tu empresa.

¿Qué es una tarjeta de flota?

Una tarjeta de flota es una herramienta de pago destinada a cubrir los gastos relacionados con los vehículos de empresa, principalmente el combustible. A diferencia de las tarjetas bancarias o de crédito tradicionales, estas tarjetas están vinculadas a una cuenta corporativa y controladas digitalmente para limitar su uso a compras autorizadas.

Su principal propósito es facilitar el abastecimiento y brindar un control centralizado sobre todos los vehículos de una empresa.

En comparación con las tarjetas de combustible tradicionales, las tarjetas de flota modernas integran soluciones digitales que permiten el control automatizado del consumo , la generación de reportes detallados en tiempo real y una disminución significativa de la carga administrativa.

Beneficios de la digitalización y automatización

• Eficiencia operativa: La asignación de tarjetas por vehículo o conductor evita errores humanos y simplifica la contabilidad.
• Control de gastos: Las tarjetas permiten establecer límites de gasto diarios, semanales o mensuales, así como restricciones geográficas o por tipo de combustible.
• Ahorro de tiempo: Gracias a la integración con soluciones en la nube, tu equipo de administración ya no tiene que recopilar recibos ni introducir manualmente los importes en el sistema contable.

Criterios para seleccionar una tarjeta de flota

Escoger la tarjeta adecuada depende de varios factores clave que influyen directamente en el retorno de la inversión.

• Seguridad: Las tarjetas con tecnología de chip y PIN o autenticación en dos pasos ofrecen mayor protección ante robos o usos indebidos.
• Coste y tarifas: En 2025, las tarifas mensuales por tarjeta oscilan entre 2 y 8 euros, dependiendo del proveedor y los servicios asociados. Algunas tarifas incluyen seguros de fraude, informes avanzados y asistencia en carretera.
• Flexibilidad y escalabilidad: Evalúa si el proveedor permite escalar el servicio a medida que crece tu flota y si ofrece integración con otros sistemas como ERP o módulos de geolocalización.

Limitaciones y consideraciones técnicas

Si bien las tarjetas de flota son herramientas potentes, es importante considerar ciertos aspectos técnicos:

• Conectividad: Para acceder a funcionalidades avanzadas como reportes en tiempo real, es necesario disponer de conexión a internet estable.
• Compatibilidad: Algunas tarjetas funcionan solo con redes específicas de estaciones de servicio.
• Reportes digitales: Aunque la mayoría ofrece exportación de datos en formatos estándar, verifica la compatibilidad con tu sistema contable.

Casos de uso: Sectores y perfiles

Las tarjetas de flota se adaptan a múltiples perfiles de empresa:

• Empresas de logística: En este sector, donde los vehículos recorren largas distancias, las tarjetas permiten ajustar rutas y horarios según los patrones de repostaje.
• Comercios con vehículos propios: Negocios de distribución o mantenimiento pueden ver reflejado un ahorro del 10% mensual al automatizar el seguimiento de consumo.
• PYMEs: Aunque con menor volumen, las PYMEs pueden beneficiarse de una gestión centralizada y previsibilidad en sus gastos.

Diferencias entre tarjetas tradicionales y digitales

AspectoTarjetas tradicionalesTarjetas de flota digitales

Paso a paso para implementar una tarjeta de flota

• Define las necesidades según número de vehículos, volumen de consumo y rutas habituales.
• Compara ofertas en plataformas especializadas como Companeo.com.
• Solicita una demostración o una prueba gratuita.
• Haz el registro e integra la tarjeta de flota en tu sistema contable o ERP.
• Forma a los conductores sobre el uso correcto y seguro de las tarjetas.

Impulsa la gestión de tu flota con tecnología

La tarjeta de flota permite a las empresas pasar de una gestión reactiva a una gestión proactiva y digitalizada del abastecimiento. Permite controlar gastos, reducir errores humanos, optimizar rutas y mejorar la productividad. En plena transición digital del tejido empresarial, contar con este tipo de soluciones marca la diferencia entre reaccionar ante costes imprevistos o preverlos con datos concretos.

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Preguntas frecuentes sobre la tarjeta de flota

¿Cómo funciona una tarjeta de flota?

Funciona como un medio de pago exclusivamente autorizado para combustible o servicios vinculados a vehículos de empresa. Puede asignarse a un conductor o vehículo y está vinculada a un sistema de gestión centralizado que permite seguimiento en tiempo real, creación de límites, y análisis de consumos.

¿Qué ventajas ofrece frente a métodos tradicionales?

A diferencia del reembolso de facturas o tarjetas bancarias estándar, permite control financiero automatizado, elimina la necesidad de guardar tickets y reduce los fraudes gracias al uso restrictivo de cada tarjeta.

¿Qué costes están asociados a su implementación?

Los costes varían según el proveedor. En 2025, los cargos típicos incluyen:

• Tarifa por emisión: entre 0 y 10 €
• Cuota mensual: entre 2 y 8 €
• Comisión por transacción fuera de red: hasta el 2%

¿Cómo se garantiza la seguridad de los datos?

Las tarjetas de flota modernas cumplen con normativas europeas como el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD, UE 2016/679) y utilizan cifrado TLS, sistemas de autenticación y monitoreo antifraude en tiempo real.

¿Existen barreras para empresas pequeñas?

Algunas soluciones requieren un volumen mínimo mensual de consumo o un número mínimo de vehículos. Sin embargo, proveedores como UTA Edenred ofrecen soluciones sin consumo mínimo y facturación sin costes fijos para flotas pequeñas (actualización 2025).