Consejos clave para elegir la tarjeta gasolina ideal para sus empleados

¿Sabía que en 2025 el 42 % de las empresas con flotas en España ya utilizaban tarjetas de combustible para optimizar sus gastos de carburante?

A medida que los costes operativos aumentan y las empresas buscan mejorar el control de los gastos, las tarjetas gasolina para empleados se han convertido en una herramienta clave para simplificar la gestión del combustible, aumentar la seguridad y mejorar la trazabilidad de los gastos.

¿Qué es una tarjeta de combustible y cuáles son sus ventajas?

Una tarjeta de combustible para empresas es una solución prepago o pospago que permite a los empleados repostar en estaciones específicas afiliadas sin necesidad de utilizar dinero efectivo o tarjetas bancarias. Estas tarjetas ofrecen múltiples beneficios empresariales, entre ellos:

• Control de gasto: Establezca límites individuales por volumen, importe o periodicidad.
• Eliminar notas de gastos: Todas las transacciones se centralizan en una sola factura mensual con IVA deducible.
• Mejora de la seguridad: Previene fraudes vinculando uso a un vehículo o empleado.
• Acceso a una amplia red: Algunas tarjetas, como la DKV Card, son aceptadas en más de 3.500 estaciones en España.

Tipos de empresa y cómo cambian sus necesidades

La tarjeta de combustible no es una solución única para todos. A continuación, analizamos varios perfiles empresariales:

• PYMEs: Necesitan soluciones sencillas, con administración simplificada y costes reducidos.
• Grandes empresas con múltiples sedes: Valoran los sistemas de control centralizado y la posibilidad de integración con software de gestión.
• Autónomos y emprendedores: Prefieren tarjetas sin cuota mensual u opciones flexibles de recarga.
• Empresas localizadas en zonas rurales: Requieren tarjetas compatibles con múltiples redes de estaciones, incluyendo marcas blancas y grandes petroleras como Repsol  o Cepsa.

Criterios clave para elegir una tarjeta de combustible

Para seleccionar correctamente, los responsables de compras deben considerar los siguientes aspectos:

1. Seguridad y control

Las mejores tarjetas para empleados  como Repsol Solred o Petronas Card permiten asociar un PIN, establecer restricciones de uso por horario, tipo de combustible o volumen, y bloquear en caso de uso no autorizado.

2. Costes asociados

El coste medio mensual por tarjeta en España oscila entre 0 € (para algunas soluciones de grandes petroleras sin consumo mínimo) y 8 €, dependiendo del proveedor y del volumen. Algunas tarjetas ofrecen descuentos escalados por volumen (ej. hasta -5 cts/litro a partir de un consumo elevado).

3. Usabilidad y aceptación

Una tarjeta ideal está ampliamente aceptada. Por ejemplo, la DKV Card permite repostar en más de 55.000 estaciones en Europa y más de 3.500 en España, cubriendo una de cada tres estaciones de servicio.

Comparativa 2025 de tarjetas de combustible para empleados

Ejemplos concretos y casos de éxito

En marzo de 2025, la empresa Logística Ibérica SL, especializada en transporte y distribución, logró optimizar un 22 % sus costes de combustible tras implementar un sistema de tarjetas con control de repostaje para su flota de 85 vehículos. Gracias al control centralizado y a la limitación de usos, lograron evitar usos fraudulentos, según su director de operaciones.

Por su parte, la empresa de servicios técnicos Instala Rápido S.A. en Madrid redujo en un trimestre un 18 % el tiempo de tramitación de notas de gastos tras adoptar un sistema de tarjetas para sus cuatro vehículos de servicio.

Recomendaciones para tomar la mejor decisión

Elegir una tarjeta de combustible para empleados adecuada requiere evaluar cuidadosamente el tamaño de su flota, rutas, tipos de combustible usados y control deseado. En 2025, las opciones se diversifican y permiten a empresas de cualquier tamaño encontrar herramientas adaptadas para ahorrar, controlar y optimizar procesos.

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Preguntas frecuentes

¿Son obligatorias las tarjetas de combustible para empresas?

No. Sin embargo, su uso simplifica enormemente la justificación fiscal y el cumplimiento de la normativa. Son consideradas un medio de pago profesional que debe estar correctamente registrado en la contabilidad.

¿Se puede deducir el IVA con estas tarjetas?

Sí. En España, el IVA sobre carburante diésel y gasolina es deducible. Para vehículos industriales (furgonetas, camiones), la deducción puede ser del 100 %. Para turismos, la Agencia Tributaria acepta una deducción de hasta el 50 % salvo prueba en contrario que demuestre el uso exclusivo profesional (Ley 37/1992 del IVA).

¿Cuántas tarjetas puede solicitar una empresa?

Depende del proveedor y de su política. Muchos proveedores, como Repsol o Shell, permiten desde una tarjeta sin mínimo de flota, mientras que otros requieren un mínimo de vehículos para aplicar las mejores tarifas profesionales.

¿Qué hacer si se pierde o roba una tarjeta?

Cada proveedor tiene un número de bloqueo 24/7. Por ejemplo, Shell o DKV ofrecen bloqueo inmediato vía app móvil y emiten una tarjeta de reemplazo en 48 horas laborables.