Las tarjetas de combustible y sus ventajas para las empresas

Pagar por el repostaje en cualquier lugar sin tener que adelantar ni un céntimo. Esta es la principal ventaja de la tarjeta de combustible, pero está lejos de ser la única. Las tarjetas para profesionales tienen muchas ventajas, por los servicios que aportan y la practicidad y el ahorro directo e indirecto que generan. Por encima de todo, la lista de servicios incluidos con la tarjeta de combustible para profesionales sigue creciendo, lo que facilita cada vez más la vida de los empleados que deben desplazarse, pero también del contable de la empresa.

¿Qué servicios incluye la tarjeta de combustible hoy en día? ¿Qué ventajas tienen las tarjetas de combustible profesionales en términos de administración y gestión contable del repostaje en la empresa? ¿Cuáles son sus ventajas económicas directas e indirectas?

Servicios incluidos en la tarjeta de combustible: los que marcan la diferencia

El primer argumento de venta, y más inmediato, de las tarjetas de combustible radica en la creciente lista de servicios asociados a estas tarjetas. En muchos casos, se trata de servicios disponibles en estaciones de servicio, pero los hay de otro tipo.

Una amplia red de estaciones de servicio para garantizar que nunca se quede sin carburante

Uno de los principales criterios para decidir entre las diferentes redes es el número de estaciones de servicio que admiten la tarjeta de combustible en cuestión.

De hecho, es bastante molesto contar con una tarjeta que permite pagar el repostaje pero no poder usarla porque no es válida en la única estación disponible en su trayecto.

La buena noticia es que, con la disminución gradual del número de estaciones de servicio en Francia, las empresas petroleras y los gigantes de las grandes superficies han comenzado a ofrecer tarjetas de combustible multimarca.

A partir de ahora, pocas tarjetas dan acceso a menos de 1000 estaciones.

Y las redes más grandes son ahora europeas, gracias a acuerdos de colaboración en casi 30 países.

Llenar el depósito... y mucho más

En una estación de servicio se vende mucho más que carburante. Además, las tarjetas de combustible permiten pagar todos los servicios en la gasolinera.

En este sentido, además del combustible, las tarjetas permiten pagar:

• autolavado,
• mantenimiento (cambios de aceite, revisiones, cambio de filtros, etc.),
• todos los productos vendidos en las tiendas de las estaciones de servicio.

Una tarjeta para todos los gastos relacionados con los desplazamientos por carretera

Finalmente, las tarjetas de combustible no solo le permiten pagar en las estaciones de servicio. Otra ventaja de las tarjetas de combustible profesionales es que están concebidas para pagar todos los costes asociados con los desplazamientos laborales por carretera.

En este sentido, casi todas las tarjetas del mercado francés sirven, además, de dispositivo de pago de telepeaje para las autopistas.

Asimismo, casi todas las redes de tarjetas de combustible disfrutan de acuerdos de colaboración con empresas de aparcamientos, a fin de permitir el pago de los aparcamientos en todas las ciudades de Francia.

Finalmente, algunas tarjetas incluso permiten gestionar las multas recibidas en viajes profesionales, así como el seguimiento de los pagos y los trámites correspondientes, directamente en conexión con las autoridades de tráfico (en Francia, ANTAI). Sin embargo, no permiten pagar las multas, cuya responsabilidad recae en el conductor.

Las ventajas de las tarjetas de combustible profesionales para la administración y gestión

Las ventajas de las tarjetas de combustible para los profesionales son especialmente apreciables por la facilidad de administración y gestión que ofrecen para esta clase de gastos. La gestión se simplifica gracias a los medios de pago seguros y la supervisión de toda la flota de la empresa con herramientas avanzadas.

Gestión simplificada del combustible y los costes relacionados

La gestión de los repostajes en una empresa puede resultar sumamente engorrosa desde el punto de vista administrativo y contable, sobre todo si el número de vehículos y de conductores que tienen derecho a utilizarlos por cuenta de la empresa es elevado.

Según el sistema tradicional, toda adquisición de carburante exige notas de gastos, en el formato debido, acompañadas por facturas y recibos. Además, estos documentos justificativos deben ser conservados por la empresa por tiempo indefinido, a fin de poder ser presentados en caso de inspección.

Compilar y analizar todos estos justificantes para integrarlos en las cuentas de la empresa es una tarea que requiere de mucho tiempo. Además, para el contable de la empresa, a esta tarea se suma la de calcular el IVA desgravable por cada adquisición de combustible, de acuerdo con reglas muy complejas. Se trata de un proceso que no admite error: en caso de vulnerar estas normas, aun en un solo caso, puede desembocar en una sanción rigurosa.

Con una única factura mensual para todas las transacciones y todas las tarjetas de empresa, con la contabilización previa del detalle de todas las transacciones, las tarjetas de combustible para profesionales simplifican considerablemente la gestión administrativa y contable.

Un medio de pago seguro y con control de los gastos

Otra ventaja de la tarjeta de combustible para profesionales: constituye un medio de pago absolutamente seguro, reservado a un vehículo determinado y, a menudo, con un código secreto. Cada compra debe validarse mediante el código PIN de la tarjeta y el código del vehículo. Para aquellos hipotéticos empleados que deseen “inflar” los gastos, el fraude es casi imposible.

En especial, porque el gestor de la flota puede configurar directamente las tarjetas para determinar con la mayor precisión posible el uso autorizado de la tarjeta.

En este sentido, cabe destacar que es posible, durante cualquier período, restringir el uso de la tarjeta a:

• determinados días de la semana,
• una determinada franja horaria del día,
• un cierto número de utilizaciones al día,
• un determinado tipo de combustible,
• un determinado tipo de servicios (solamente combustible, con exclusión del pago de peajes, el mantenimiento, el autolavado o las compras en tiendas de estaciones de servicio),
• una determinada zona geográfica.

Además, la tarjeta está protegida contra pérdida o robo. En caso de anomalía, se envía inmediatamente una alerta por correo electrónico y es posible desactivar la tarjeta, que se sustituye en el plazo de un día hábil tras la declaración de pérdida o robo.

Un verdadero sistema de supervisión en directo de la flota de la empresa

El dispositivo viene acompañado de un programa para el seguimiento en línea de las tarjetas de su flota, que resulta especialmente útil en el caso de que la empresa tenga que gestionar una flota de vehículos de alquiler de larga duración.

Cada vehículo y cada empleado autorizado figura en el programa, que especifica cuáles son sus derechos y los kilometrajes correspondientes. Es posible adjuntar los contratos de alquiler al registro de los vehículos en alquiler de larga duración, asignar vehículos a los empleados autorizados, asignar tarjetas a vehículos, etc.

Por otra parta, el gasto en combustible no es el único que se tiene en cuenta: cualquier factura de terceros relacionada con la gestión de la flota se puede integrar en el programa para tener una panorámica completa de los costos relacionados con cada vehículo de la flota.

Asimismo, gracias a los servicios conectados, incluso es posible enterarse de todo lo concerniente a la evolución del kilometraje, el consumo de cada vehículo de la flota y los hábitos de conducción de los empleados a los que se confían estos vehículos.

Las ventajas económicas de las tarjetas de combustible para las empresas

Aunque estas no sean sus ventajas más impresionantes, las tarjetas de combustible profesionales también comportan ventajas económicas nada desdeñables.

Pago diferido para el empleado y también para la empresa

La principal ventaja económica de las tarjetas de combustible radica en que permiten pagar en diferido los costes de combustible y mantenimiento del vehículo, tanto al empleado que utiliza el coche como a la empresa.

De hecho, el empleado no tiene que desembolsar dinero para pagar el repostaje. Basta con que presente su tarjeta de combustible.

Pero además, si los gastos se pagan mediante factura mensual y no con prepago, la empresa tampoco tiene que adelantar los costes. Este apartado constituye una ventaja monetaria más cuantiosa cuanto mayor es la flota de vehículos de la empresa.

Sin embargo, cabe señalar que algunos proveedores de tarjetas de combustible solicitan a la empresa cliente que deposite una determinada suma como fianza si quiere beneficiarse de esta ventaja, que equivale a un crédito al 0 %.

Ahorro en el precio del carburante

De por sí, las tarjetas de combustible tienen la ventaja de que con ellas los precios son totalmente conocidos y previsibles.

Sin embargo, también pueden brindar descuentos sobre el precio en surtidor.

De hecho, algunos emisores de tarjetas de combustible aún garantizan una tarifa en factura algunos céntimos s más baja que el precio en surtidor.

Si bien es cierto que esta ventaja apenas representa una suma irrisoria por un litro de combustible, puede ahorrar cientos de euros al mes a una empresa con una flota grande y con frecuentes desplazamientos de larga distancia.

Ahorro en los costes de gestión administrativa y contable

Por último, cabe destacar la principal ventaja de las tarjetas de combustible profesionales. En el apartado financiero, la facilidad de administración y gestión de los repostajes que brindan las tarjetas de combustible permite ahorros considerables en los costes administrativos y contables.

De hecho, se estima que, en el caso de una flota con unos cincuenta vehículos, este dispositivo ahorra un día de trabajo administrativo y contable al mes. Eso sí, cada empresa tendría que calcular lo que cobran sus contables por hora para valorar el monto ahorrado; sin olvidar, que las tarjetas de combustible no cuestan prácticamente nada: entre 5 y 36 euros por año y tarjeta, en concepto de suscripción.

No dude en comparar las ofertas de varios proveedores completando una solicitud gratuita de presupuestos de tarjetas de combustible.