Las tarjetas de combustible y sus ventajas para las empresas

Pagar por el repostaje en cualquier lugar sin adelantar ni un céntimo es la principal ventaja de la tarjeta de combustible, pero está lejos de ser la única. Las tarjetas para profesionales ofrecen numerosas ventajas por los servicios que aportan y el ahorro directo e indirecto que generan.

Con una lista creciente de servicios, las tarjetas de combustible para empresas proporcionan beneficios significativos, facilitando la vida de los empleados que deben desplazarse y la del contable de la empresa.

¿Qué servicios incluye la tarjeta de combustible hoy en día? ¿Qué ventajas tienen las tarjetas de combustible profesionales en la administración y gestión contable del repostaje en la empresa? ¿Cuáles son sus ventajas económicas directas e indirectas?

Servicios incluidos en la tarjeta de combustible: los que marcan la diferencia

El primer argumento de venta, y más inmediato, de las tarjetas de combustible radica en la creciente lista de servicios asociados a estas tarjetas. En muchos casos, se trata de servicios disponibles en estaciones de servicio, pero los hay de otro tipo.

Una de las características destacadas es la inclusión de programas de fidelización, que permiten a las empresas acumular puntos según el consumo recurrente. Estos puntos pueden canjearse por descuentos significativos en combustibles o servicios relacionados, optimizando así el presupuesto operativo. Los programas de fidelización de combustible también se integran eficazmente en la gestión digital de flotas, permitiendo a las empresas controlar los gastos operativos con mayor precisión y reducir costes imprevistos.

Una amplia red de estaciones de servicio para garantizar que nunca se quede sin carburante

Uno de los criterios principales para decidir entre diferentes redes es el número de estaciones de servicio que aceptan la tarjeta de combustible en cuestión. Tener acceso a una tarjeta que permite pagar el repostaje pero no se puede usar porque no es válida en la única estación disponible en su trayecto puede ser muy molesto.

La buena noticia es que, ante la disminución gradual del número de estaciones en algunos países, las empresas petroleras y los gigantes de grandes superficies han comenzado a ofrecer tarjetas de combustible multimarca. Ahora, pocas tarjetas dan acceso a menos de 1000 estaciones. Las redes más grandes son ahora europeas, gracias a acuerdos de colaboración en casi 30 países.

Llenar el depósito... y mucho más

En una estación de servicio se vende mucho más que carburante. Además, las tarjetas de combustible permiten pagar todos los servicios en la gasolinera.

En este sentido, además del combustible, las tarjetas permiten pagar:

• autolavado,
• mantenimiento (cambios de aceite, revisiones, cambio de filtros, etc.),
• todos los productos vendidos en las tiendas de las estaciones de servicio.

Una tarjeta para todos los gastos relacionados con los desplazamientos por carretera

Finalmente, las tarjetas de combustible no solo le permiten pagar en las estaciones de servicio. Otra ventaja de las tarjetas de combustible profesionales es que están concebidas para pagar todos los costes asociados con los desplazamientos laborales por carretera.

Casi todas las tarjetas del mercado francés también sirven como dispositivo de pago de telepeaje para las autopistas. Asimismo, casi todas las redes de tarjetas disfrutan de acuerdos de colaboración con empresas de aparcamientos, permitiendo el pago de estacionamientos en todas las ciudades de Francia.

Finalmente, algunas tarjetas incluso permiten gestionar las multas recibidas en viajes profesionales, así como el seguimiento de los pagos y trámites correspondientes, directamente en conexión con las autoridades de tráfico. Sin embargo, no permiten pagar las multas, cuya responsabilidad recae en el conductor.

Ventajas de las tarjetas de combustible profesionales

Las ventajas de las tarjetas  de combustible para los profesionales se aprecian especialmente por la facilidad de administración y gestión que ofrecen para este tipo de gastos. La gestión se simplifica gracias a los medios de pago seguros y la supervisión de toda la flota de la empresa con herramientas avanzadas.

Integrar estas tarjetas dentro de estrategias de sostenibilidad empresarial permite optimizar recursos, reduciendo el impacto ambiental y promoviendo la eficiencia energética. La digitalización empresarial, apoyada por estas herramientas, mejora la transparencia y eficiencia en las operaciones diarias.

Las herramientas de gestión digital permiten un seguimiento detallado del consumo, facilitando el control presupuestario y optimizando la asignación del combustible en función de las necesidades específicas de cada vehículo.

Existen numerosas aplicaciones y software que permiten optimizar la gestión de flotas empresariales. Por ejemplo, integrar estas tarjetas con plataformas como TomTom Fleet Management mejora significativamente la eficacia de la administración, permitiendo un seguimiento exhaustivo en tiempo real, facilitando así la optimización de costes y reduciendo el tiempo invertido en tareas manuales.

Estas funcionalidades promueven una gestión eficiente del combustible y permiten detectar oportunidades de ahorro y eficiencia en la administración empresarial.

Gestión simplificada del combustible y los costes relacionados

La gestión del repostaje en una empresa puede resultar engorrosa desde el punto de vista administrativo y contable, especialmente si el número de vehículos y conductores es elevado. Según el sistema tradicional, toda adquisición de combustible requiere notas de gastos con facturas y recibos. Estos documentos justificativos deben conservarse por tiempo indefinido para posibles inspecciones.

Analizar y compilar todos estos justificantes para integrar en las cuentas de la empresa requiere mucho tiempo. Además, el contable debe calcular el IVA desgravable por cada adquisición de combustible, según complejas reglas. Cualquier error en este proceso puede desembocar en sanciones rigurosas.

Con una única factura mensual para todas las transacciones y tarjetas de empresa, las tarjetas de combustible profesionales simplifican considerablemente la gestión administrativa y contable. Las tarjetas universales de combustible ofrecen un abanico más amplio de servicios y están íntimamente ligadas con la supervisión de flotas en tiempo real para garantizar una gestión más precisa y eficiente.

Un medio de pago seguro y con control de los gastos

Otra ventaja de la tarjeta de combustible para profesionales es que constituye un medio de pago absolutamente seguro, reservado a un vehículo determinado y, a menudo, con un código secreto. Cada compra debe validarse mediante el código PIN de la tarjeta y el código del vehículo. Para evitar fraudes, el gestor de la flota puede configurar directamente las tarjetas para precisar el uso autorizado.

Es posible restringir el uso de la tarjeta a determinados días, horas, número de usos, tipo de combustible o servicios, y zona geográfica.

Asimismo, la tarjeta está protegida contra pérdida o robo. En caso de anomalía, se envía inmediatamente una alerta por correo electrónico y es posible desactivar la tarjeta, que se sustituye en un plazo de un día hábil tras la declaración de pérdida o robo.

Un verdadero sistema de supervisión en directo de la flota de la empresa

El dispositivo incluye un programa para el seguimiento en línea de las tarjetas de su flota, útil para gestionar una flota de vehículos de alquiler de larga duración. Cada vehículo y cada empleado autorizado figura en el programa, especificando sus derechos y kilometrajes. Es posible adjuntar contratos de alquiler, asignar vehículos a empleados autorizados y tarjetas a vehículos.

El gasto en combustible no es el único que se tiene en cuenta: cualquier factura de terceros relacionada con la gestión de la flota se puede integrar en el programa para tener una panorámica completa de los costes relacionados con cada vehículo. Gracias a los servicios conectados, incluso es posible enterarse de todo lo relacionado con la evolución del kilometraje, el consumo de cada vehículo y los hábitos de conducción de los empleados.

Las ventajas económicas de las tarjetas de combustible para las empresas

Aunque estas no sean sus ventajas más impresionantes, las tarjetas de combustible profesionales también ofrecen ventajas económicas notables.

1 - Pago diferido para el empleado y también para la empresa

La principal ventaja económica  de las tarjetas de combustible es que permiten pagar en diferido los costes de combustible y mantenimiento del vehículo, tanto al empleado que utiliza el coche como a la empresa. De hecho, el empleado no tiene que desembolsar dinero para pagar el repostaje. Solo debe presentar su tarjeta de combustible.

Además, si los gastos se pagan con factura mensual y no con prepago, la empresa tampoco tiene que adelantar los costes. Esta ventaja es más cuantiosa cuanto mayor es la flota de vehículos.

Sin embargo, algunos proveedores de tarjetas de combustible solicitan que la empresa deposite una suma como fianza para beneficiarse de esta ventaja, que equivale a un crédito al 0 %.

2 - Ahorro en el precio del carburante

Las tarjetas de combustible tienen la ventaja de que los precios son totalmente conocidos y previsibles. Sin embargo, también pueden ofrecer descuentos sobre el precio en surtidor. Algunos emisores de tarjetas aún garantizan una tarifa en factura algunos céntimos más baja que el precio en surtidor.

Si bien esta ventaja representa una suma pequeña por litro, los beneficios económicos de las tarjetas de combustible pueden ahorrar cientos de euros al mes a una empresa con una flota grande y con frecuentes desplazamientos de larga distancia.

3 - Ahorro en los costes de gestión administrativa y contable

Destacar la principal ventaja de las tarjetas de combustible profesionales. En el apartado financiero, la facilidad de administración y gestión de los repostajes permite ahorros considerables en los costes administrativos y contables. Este ahorro en gestión contable puede ser considerable para una flota de unos cincuenta vehículos, ahorrando un día de trabajo administrativo y contable al mes.

Cada empresa debería calcular lo que cobra su contable por hora para valorar el ahorro; sin olvidar que las tarjetas de combustible no cuestan prácticamente nada: entre 5 y 36 euros por año y tarjeta, en concepto de suscripción. No dude en comparar las ofertas de varios proveedores completando una solicitud gratuita de presupuestos de tarjetas de combustible.

A tener en cuenta

Las tarjetas de combustible pueden formar parte de estrategias de sostenibilidad de las empresas. Con el monitoreo detallado del consumo de combustible y las emisiones que estas herramientas proporcionan, apoyan a las compañías en  sus iniciativas verdes y en la responsabilidad social corporativa. Integrarse en estrategias de sostenibilidad no solo ayuda al medio ambiente, sino que también refuerza la imagen de la empresa en el mercado.