La tarjeta de combustible para profesionales, facilidad al alcance de todos

A diferencia de un sistema basado en notas de gastos, las tarjetas de combustible para empresas están concebidas para dar las máximas facilidades a todos sus usuarios, desde los gestores de flotas hasta los profesionales, ya se desplacen con mucha o poca frecuencia.

Sin embargo, hay que conocerlas bien para que todos los beneficiarios del sistema puedan sacar todo el partido de las ventajas que brindan las tarjetas de combustible para los profesionales.

¿Cuáles son las condiciones de uso en el día a día? ¿En qué estaciones de servicio se pueden utilizar estas tarjetas de combustible? ¿Quiénes son los potenciales beneficiarios autorizados de las tarjetas de combustible para profesionales? ¿Qué ventajas les reportan?

Cómo funcionan las tarjetas de combustible para empresas en el día a día

El funcionamiento cotidiano de las tarjetas de combustible se rige por unas condiciones que dependen en gran medida de las autorizaciones otorgadas por el gestor de la flota. Con independencia de estas condiciones, saber en qué estaciones se pueden utilizar las tarjetas es un elemento clave para disfrutar de los beneficios que brindan.

Condiciones

Cualquier empresa puede disfrutar de las tarjetas de combustible, pero no los particulares.

Para los usuarios en desplazamiento profesional, las prestaciones de las tarjetas de combustible dependen fundamentalmente de las decisiones del gestor de la flota de su empresa.

Por lo tanto, el gestor de la flota puede limitar el uso de las tarjetas de combustible comerciales a:

• un determinado tipo de carburante,
• un determinado tipo de servicio, además del pago de combustible,
• una determinada zona geográfica,
• una determinada cantidad por día, por semana, por mes o por transacción,
• una determinada cantidad de litros por transacción.

El gestor puede decidir que se interrumpa por completo el funcionamiento de la tarjeta de combustible de empresa y, por lo tanto, que sea totalmente imposible el pago de las transacciones si se exceden dichos límites; o puede limitarse a activar una alerta.

Más allá de estas condiciones, el usuario debe asegurarse de:

• Pagar las transacciones deslizando su tarjeta de banda magnética en el lector de tarjetas del surtidor o de la caja de la gasolinera y firmando luego el recibo; o bien introducir su código PIN en el caso de las tarjetas de combustible con chip;
• Informar del identificador de su vehículo en el momento del pago;
• Incluso, en el caso de algunas tarjetas de combustible, también debe hacer constar el kilometraje del vehículo en el momento de la transacción.

La amplitud de la red de estaciones, un parámetro esencial para el buen funcionamiento de las tarjetas de combustible para empresas

No obstante, para asegurar el correcto funcionamiento de la tarjeta de combustible comercial que le ha sido encomendada, lo primero que un usuario debe comprobar antes de cualquier transacción es que la tarjeta será aceptada por la estación de servicio donde desee realizar dicha transacción.

Las redes de tarjetas de combustible de empresa difieren enormemente en función del emisor de la tarjeta y pueden ir desde algunos cientos de puntos de venta hasta varios miles. Algunas se limitan a una sola marca, otras son redes multimarca. El funcionamiento de las tarjetas de combustible de determinados emisores se extiende a varios países europeos, mientras que otras se limitan a un pais. Algunas tarjetas de combustible funcionan solo en surtidores automáticos, otras solamente pasando por caja y otras de ambos modos.

Por suerte, las tarjetas suelen venir acompañadas de una aplicación para dispositivos móviles que permite al usuario geolocalizar las estaciones que aceptan su tarjeta, sean las más cercanas o las más ajustadas a su ruta.

¿Qué beneficiarios y qué beneficios?

Las tarjetas de combustible de empresa conllevan un gran número de ventajas para todos sus beneficiarios autorizados.

Usuarios potenciales autorizados

Cualquier empleado de cualquier empresa autorizado por el gestor de la flota puede utilizar las tarjetas de combustible de empresa.

Sin embargo, hay que tener cuidado. No en vano, si bien la mayoría de las tarjetas se asocian a un vehículo y no a un empleado, algunas pueden reservarse a un empleado o a una combinación específica de vehículo identificado + empleado.

Además, como es obvio, el funcionamiento de las tarjetas de combustible inteligentes limita su uso a los empleados que conocen el código PIN de la tarjeta.

Finalmente, los gastos efectuados por determinadas categorías de profesionales, como los directivos, se rigen por unas normas tributarias diferenciadas.

Los beneficios de las tarjetas de combustible de la empresa para los desplazamientos de los empleados

Las tarjetas de combustible para empresa tienen muchas ventajas para sus usuarios:

• En primer lugar, ya no tienen que adelantar los costes de carburante durante sus desplazamientos.
• La gestión de los recibos también se simplifica enormemente: el emisor de la tarjeta de combustible envía al gestor de la flota una sola factura que incluye todas las transacciones y todas las tarjetas de la empresa.
• El titular de una tarjeta de combustible puede adquirir mucho más que carburante con ella: autolavado, operaciones de mantenimiento de vehículos, peajes de autopistas, el estacionamiento en cientos de aparcamientos asociados, compras de consumibles en tiendas de estaciones de servicio, etc. Esto va más allá de los gastos de carburante y engloba casi todos los gastos de desplazamiento, por lo que el empleado no tiene que adelantar nada.
• Además, con algunas tarjetas, el combustible tiene un descuento respecto a su precio en surtidor. Las modalidades varían mucho de un proveedor de tarjetas a otro.

No obstante, como esta última ventaja concierne más al gestor de la flota, el empleado que desee que su empresa simplifique la gestión de sus desplazamientos de negocios y le ahorre la gestión de innumerables notas de gastos puede enviarle una comparativa de tarjetas de carburante para profesionales, a fin de convencerle.

Además, para cuantificar adecuadamente el notable beneficio económico que la solución aportaría a la empresa, puede aconsejarle que solicite en línea la mayor cantidad posible de presupuestos de tarjetas de combustible. Por ejemplo, mediante servicios en línea como los de Companeo, que le permiten solicitar presupuesto a la mayoría de los proveedores de tarjetas de combustible del mercado con apenas unos clics.