Guía B2B: tarjetas de combustible en compra o alquiler

Para las empresas cuyos empleados están a menudo en carretera (con vehículo propio o de empresa) hay varias soluciones sencillas para sufragar sus costes de combustible sin que cada conductor tenga que adelantar el dinero.

Hoy en día, estas soluciones han tomado la forma de tarjetas de combustible. Existen dos fórmulas principales: la compra de tarjetas de combustible y el uso de tarjetas de combustible de alquiler a largo plazo.

Condiciones de acceso a la tarjeta de combustible

Las dos principales fórmulas para acceder a las tarjetas de combustible son las tarjetas de compra y las de alquiler (a menudo como parte del alquiler de un vehículo de empresa).

Compra de tarjetas de combustible

Las tarjetas de combustible están disponibles para su compra, al igual que cualquier tarjeta de regalo de prepago.

Utilizables en la red de la petrolera emisora o, incluso, en determinadas redes de asociados, suelen caracterizarse por un período de validez limitado y un crédito asimismo limitado, pagado por adelantado por la empresa que decide solicitar estas tarjetas de combustible.

También pueden brindar acceso a servicios relacionados con la movilidad, como los autolavados o las revisiones de los vehículos.

Asimismo, se pueden realizar compras agrupadas. Algunas de estas tarjetas son recargables.

Tarjetas de combustible de alquiler

A diferencia de las tarjetas de combustible de compra, las diversas fórmulas de alquiler se basan en el pago en diferido.

Por lo tanto, la tarjeta de combustible se convierte en una verdadera tarjeta de crédito, cuyo uso se limita a:

• compra de carburante,
• servicios de mantenimiento o autolavado de vehículos disponibles en las estaciones de servicio,
• el pago de los peajes de las autopistas,
• el estacionamiento en redes de aparcamientos asociados.

Idealmente, estas fórmulas están pensadas para empresas con una flota propia de vehículos y, a menudo, asocian las tarjetas de combustible y el alquiler de vehículos a largo plazo.

Al final de cada mes, el proveedor de tarjetas de combustible remite al gestor de la flota una factura detallada que recoge todas las compras y, por lo tanto, todo el uso que hacen los empleados que las utilizan; la empresa paga por estos gastos.

Las tarjetas se suelen alquilar a cambio de una cuota de suscripción reducida y cada una está asociada a un vehículo. Su duración de uso es de uno a dos años o está vinculada al período de alquiler del vehículo.

Las tarjetas de prepago con recarga mensual y un compromiso de permanencia de varios años se encuentran en la frontera entre las dos fórmulas citadas.

Ventajas y desventajas de la adquisición de tarjetas de combustible

Más accesible y directa, la compra de tarjetas de combustible se adapta a la perfección a las empresas más pequeñas, de menos de 250 empleados.

Ventajas de la adquisición de tarjetas de combustible para profesionales

La compra de tarjetas de combustible tiene muchas ventajas:

• Pueden usarse para costear el repostaje, el autolavado, las pequeñas revisiones con cambio de aceite y todos los productos a la venta en las estaciones de servicio, aunque su uso puede restringirse en exclusiva al combustible.
• Pueden ser válidas en miles de estaciones de servicio, según el proveedor elegido.
• Las tarjetas se pueden personalizar con los colores de la empresa o del titular.
• Constituyen una alternativa mucho más fácil de administrar que las notas de gastos.
• No requieren depósitos de garantía.
• Estas tarjetas se pueden utilizar como tarjetas de regalo para fidelizar o recompensar a los mejores empleados, al tiempo que representan una ventaja fiscal.
• Son flexibles: al no estar vinculadas necesariamente a un vehículo o un empleado específicos, todos las pueden usar siempre que la tarjeta tenga crédito.

Desventajas de la adquisición de tarjetas de combustible

Las desventajas asociadas con la compra de tarjetas de combustible profesional son, principalmente, las siguientes:

• Para una sola empresa, esta fórmula se vuelve complicada de gestionar a partir de una determinada cantidad de tarjetas.
• La tarjeta no permite pagar los peajes de la autopista ni el estacionamiento.
• La tarjeta no está asociada a un vehículo en particular.
• Su uso está limitado a Francia.
• La tarjeta no ofrece descuentos en el precio del combustible.

¿Cómo elegir entre la compra y el alquiler de tarjetas de combustible?

La elección entre la compra o el alquiler de tarjetas de combustible depende en gran medida del tamaño de la empresa, del número de vehículos en circulación y de la forma en que se gestionan los gastos.

Para una pequeña o mediana empresa, que cuenta con pocos empleados en carretera y un control administrativo limitado, las tarjetas de compra suelen ser más sencillas: se adquieren con un crédito definido, no requieren depósitos ni compromisos largos y resultan muy prácticas para controlar el gasto puntual. Son ideales cuando se busca flexibilidad inmediata y no se quiere asumir costes fijos adicionales.

En cambio, para empresas con flotas medianas o grandes, el alquiler de tarjetas de combustible aporta mayor eficiencia. La facturación mensual consolidada, los descuentos en carburante, la posibilidad de incluir telepeajes o estacionamientos y las herramientas de seguimiento permiten un control mucho más completo de la movilidad. Aunque exista una cuota anual, esta se compensa con el ahorro en gestión y la optimización fiscal.

En definitiva, antes de decidir conviene evaluar el volumen de consumo, la cobertura de la red emisora y la capacidad administrativa de la empresa. Una comparación de varios proveedores ayuda a encontrar la solución más rentable y adaptada a cada necesidad.

Compra vs alquiler de tarjetas de combustible

Ventajas y desventajas de las tarjetas de combustible de alquiler

Las tarjetas de combustible de alquiler suelen resultar más ventajosas para las empresas más grandes, que cuentan con su propia flota de vehículos.

Ventajas de las tarjetas de combustible de alquiler

Las ventajas de las fórmulas de alquiler de tarjetas de combustible están relacionadas con:

• la simplificación de la gestión del repostaje para la empresa, tanto más importante cuanto mayor sea el número de usuarios;
• los eventuales descuentos en el precio del carburante;
• la seguridad del dispositivo, que prácticamente imposibilita el fraude;
• un ahorro significativo en los costes administrativos y contables gracias a la simplificación de la gestión;
• la amplitud de la red de estaciones de servicio en cuestión, ya que la tarjeta permite repostar en miles de estaciones de servicio de Espana, pero también del resto de Europa, tanto en la red del emisor como en otras redes asociadas;
• la multitud de servicios relacionados con la tarjeta, que también sirve de tarjeta de telepeaje y permite pagar para estacionar en cientos de aparcamientos;
• las herramientas de seguimiento y supervisión de la flota en directo o en diferido;
• el sistema de crédito para el repostaje, que se paga a posteriori, mes a mes.

Desventajas del alquiler de tarjetas de combustible

Con todo, no deben pasarse por alto algunos inconvenientes:

• Para las pequeñas empresas, el sistema resulta sobredimensionado.
• A veces se solicita un depósito de garantía.
• El sistema tiene un coste de 5 a 36 euros por tarjeta y año tras un período gratuito de suscripción, al que sumar los gastos de gestión.
• Es fundamental elegir bien la red emisora, para asegurarse de que cuenta con suficientes estaciones de servicio en la zona donde es probable que se utilice la tarjeta.
• En este sentido, si es necesario desviarse de la ruta para encontrar una estación de servicio que acepte la tarjeta, todos los ahorros realizados gracias a la tarjeta se pierden por consiguiente el consumo adicional de carburante.

Como cada una de las dos soluciones tiene su propio conjunto de ventajas y desventajas, es recomendable solicitar presupuestos de tarjetas de combustible a tantos proveedores como sea posible, a fin de seleccionar la mejor oferta para su empresa.