Gestión de flotas de vehículos y geolocalización, la combinación ganadora

La geolocalización de vehículos de empresa, en especial cuando se efectúa en directo, es una herramienta para optimizar la gestión de flotas de vehículos que ya han adoptado muchas empresas. En algunos sectores muy especializados, las herramientas de geolocalización de vehículos para profesionales se han erigido en herramientas verdaderamente imprescindibles. De hecho, saber exactamente dónde se encuentra cada vehículo de la flota de una empresa en cada momento u obtener en directo una serie de datos sobre los trayectos realizados aportan ventajas indiscutibles en varios sentidos.

¿Por qué la geolocalización es una solución especialmente adecuada para optimizar la gestión de flotas de vehículos de cualquier tipo? ¿Cuáles son exactamente las ventajas de utilizar la geolocalización en directo? Asimismo, ¿qué tipos de sistemas de geolocalización son los más adecuados para disfrutar de dichas ventajas?

Gestión de flotas de vehículos y geolocalización: por qué, cómo y para qué flotas

La geolocalización en directo de vehículos de empresa es una respuesta especialmente adecuada a diversas necesidades específicas de la gestión de flotas de vehículos de empresa; en especial, para determinadas actividades económicas.

Qué es la gestión de flotas de vehículos de empresa y qué desafíos plantea

La gestión de flotas de vehículos de empresa abarca las operaciones que se realizan para asegurar la supervisión, el mantenimiento, la conservación y la eficacia del conjunto de los vehículos utilizados por una empresa con fines profesionales. La flota se considera una única herramienta de trabajo, con el fin de incrementar la productividad y reducir los costes .

La gestión de flotas de vehículos de empresa puede aplicarse a cualquier tipo de vehículo de motor : motocicletas, scooters, vehículos ligeros o automóviles, vehículos comerciales ligeros o vehículos pesados.

La gestión de flotas de vehículos afronta múltiples desafíos:

• optimizar los tiempos de viaje ;
• evitar el robo de vehículos ;
• reducir el tiempo de espera y las fases improductivas;
• identificar los vehículos más capaces de llevar a cabo una misión específica en cualquier momento, en el caso de flotas dispersas;
• registrar los estilos de conducción para optimizar el comportamiento de conducción;
• analizar los datos mecánicos del vehículo para prever los ciclos de mantenimiento, evitar accidentes , prevenir averías y, en general, prolongar la vida útil de los vehículos;
• ahorrar carburante .

La geolocalización de vehículos de empresa como solución

La geolocalización de los vehículos de empresa es una herramienta de particular importancia para optimizar la gestión de las flotas de vehículos.

De hecho, la geolocalización “en directo” (en realidad, casi en directo, es decir, con actualizaciones automáticas cada algunas decenas de segundos) es posible por el uso, en conexión permanente, de localizadores GPS en cada vehículo de la flota y del correspondiente software de geolocalización. En particular, esta tecnología permite:

• conocer en todo momento dónde se encuentra cada vehículo de la flota y si está disponible, gracias a su representación sobre un mapa en la aplicación de control utilizada por el supervisor;
• vincular estas posiciones con las necesidades propias de la entrega de mercancías, como la ubicación de los almacenes de recogida y entrega, pero también el posicionamiento de los propios clientes, cuando corresponda;
• comprobar en directo la disponibilidad de los conductores;
• monitorizar de forma continua, en directo real y a posteriori, el estado de diversos elementos críticos del vehículo, cuando estos elementos están conectados mediante sondas y módulos a la baliza GPS instalada en el vehículo;
• estudiar los datos sobre la conducción, con información específica sobre la aceleración, el consumo o las frenadas bruscas, para mejorar las competencias de los conductores en conducción ecológica;
• configurar alertas , tanto para el conductor como para el supervisor, para cuando se superen determinados umbrales relacionados con el equipo o los comportamientos críticos;
• para el supervisor, interactuar directamente con el conductor o incluso con el vehículo mismo en caso de peligro o alerta, hasta el punto de detener el motor de forma remota.

En función de los diferentes tipos de datos enviados al supervisor, el nivel de detalle de estos datos y los diferentes tipos de informes automáticos o parametrizados que serán posibles con estas soluciones, el software de geolocalización puede convertirse en un verdadero software de gestión de flotas.

Tipos de flotas afectadas

Hoy en día, la geolocalización de los vehículos de empresa es ahora adoptada por cualquier tipo de empresa cuyos vehículos se desplacen a menudo por motivos profesionales. Sin embargo, algunos sectores han servido de punta de lanza para la adopción de esta tecnología:

• las empresas de transporte por carretera , para mejorar la gestión de las entregas de mercancías por carretera;
• las demás empresas de logística ; en particular, los servicios de entregas a particulares;
• las empresas de taxis y alquiler de vehículos con conductor (VTC) , para identificar de inmediato el vehículo más cercano al cliente a recoger;
• las empresas de ambulancias , por los mismos motivos;
• los servicios de asistencia en carretera o a domicilio.

Por otro lado, cabe recordar que es ilegal aplicar la geolocalización a determinadas actividades de los empleados itinerantes, como los comerciales, que pueden organizar sus desplazamientos como deseen.

Gracias a la geolocalización de vehículos, se optimizan los costes de la gestión de flotas

Los sistemas de geolocalización de vehículos de empresa en directo permiten optimizar considerablemente la gestión de la flota, ahorrar carburante y costes de mantenimiento y mejorar considerablemente la productividad.

Ahorro de carburante

Los costes de carburante pueden representar hasta el 25% de los costes de una empresa de transporte por carretera.

Los sistemas de geolocalización de vehículos y gestión de flotas de vehículos de empresa reducen estos costes gracias a:

• la reducción de trayectos mediante el cálculo de las rutas más cortas o más eficientes en consumo de carburante;
• la identificación de los vehículos más cercanos a los lugares de interés, en caso de flotas dispersas;
• el análisis del comportamiento de los conductores al volante;
• la mejora del mantenimiento del vehículo gracias al análisis en directo de puntos mecánicos críticos;
• las herramientas de formación en conducción ecológica que a menudo acompañan a los sistemas de geolocalización (a veces, gratis).

Ahorro en mantenimiento

Dado que se pueden instalar varios sensores en los vehículos de la flota y vincularlos al sistema de geolocalización, el análisis del desgaste de varias partes críticas del vehículo se puede realizar casi de inmediato, además de configurar alertas si se alcanzaran valores anormales.

Por lo tanto, es posible prevenir en lugar de curar y las operaciones de mantenimiento se pueden planificar de la mejor manera para cada vehículo.

Entre los potenciales puntos de control en directo se encuentran, entre otros:

• el depósito de combustible ,
• el nivel y la temperatura del aceite ,
• la temperatura del motor ,
• las frenadas,
• el kilometraje ,
• la aceleración.

Mejora de la productividad

Gracias a los sistemas de geolocalización, la gestión de la flota de vehículos también es más eficiente por la mejora general de la productividad de las actividades realizadas en carretera.

Por añadidura, los mejores programas de geolocalización, además de constituir un verdadero software de gestión de flotas, están diseñados como aplicaciones de empresa para integrarse en el entorno del software de trabajo específico de cada sector.

De este modo, la geolocalización permite:

• reducir al mínimo , en todo momento, los periodos sin productividad de cada conductor (cuando sí están disponibles);
• reducir el tiempo necesario para la presentación de informes al final de la misión (gran parte de esta información se incluye automáticamente en los informes configurables de la solución);
• reducir el tiempo de inactividad de cada vehículo de la flota, con independencia de los conductores;
• utilizar los mismos vehículos durante más tiempo gracias a la optimización de su mantenimiento;
• mejorar la satisfacción del cliente otorgándole, dentro de ciertos límites, el acceso a la información de geolocalización de los vehículos que participan en la entrega de sus pedidos.

Las soluciones técnicas más adecuadas para la geolocalización de vehículos de empresa

Sin embargo, no todos los sistemas de geolocalización son igual de eficaces como herramientas de gestión de flotas. De hecho, las tecnologías más utilizadas (como los localizadores GPS en directo, mediante solicitud o con un sistema de telefonía móvil) pueden resultar más o menos eficaces ante los problemas de una flota.

Geolocalización en directo mediante localizadores GPS

La geolocalización mediante tecnología GPS es el tipo de sistema más utilizado. No obstante, la geolocalización en directo (o prácticamente en directo) no depende del tipo de sensores utilizados, sino de los servicios y el paquete de software que acompañan a los sensores GPS.

Para disponer de la geolocalización casi en directo, los sensores deben estar asociados a una suscripción similar a una tarifa de teléfono móvil (para la transferencia permanente de datos) y un software de alto rendimiento, para interpretar este flujo continuo de datos.

Además, los sensores GPS deberán estar vinculados a módulos específicos para interpretar la información crítica del vehículo, más allá de su posición geográfica.

Geolocalización mediante localizadores GPS mediante solicitud

Los sistemas GPS que no cuentan con los elementos anteriormente citados solo pueden permitir la geolocalización a intervalos regulares pero limitados o mediante solicitud.

En el primer caso, las coordenadas de geolocalización sin procesar, sin ninguna otra información, se envían automáticamente por SMS al supervisor, unas cuantas veces por trayecto, por ejemplo.

En el segundo caso, el supervisor mismo debe efectuar una solicitud remota para obtener las coordenadas de posicionamiento del vehículo equipado con baliza GPS.

Ninguna de estas dos soluciones puede pretender erigirse en una herramienta de gestión de flotas de vehículos.

Geolocalización mediante sistemas de telefonía móvil

Finalmente, la geolocalización también es posible utilizando en exclusiva la telefonía móvil.

De hecho, es posible confiar en las señales de los teléfonos móviles para calcular la posición de los vehículos mediante triangulación. Menos eficientes que los sistemas GPS, estos dispositivos no se utilizan mucho en el mercado profesional.

No por ello deja de ser posible optar por los teléfonos móviles de los propios conductores, en lugar de una baliza o localizador adicional. Estos teléfonos utilizan tecnología GPS, redes de telefonía móvil o una combinación de ambas (en el caso de los modelos de iPhone). A continuación, la posición se envía a una aplicación móvil. El principal inconveniente de este tipo de sistema es que solo funciona cuando el teléfono está en el vehículo.

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