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Geolocalización de vehículos, preguntas a plantear

Tiempo de lectura: 7 min

La geolocalización de los vehículos de empresa se ha popularizado en gran media y ya no es una prerrogativa de las grandes empresas de taxis o transporte por carretera. Las tecnologías de geolocalización de automóviles de empresa, ahora más accesibles e inteligentes, se han adaptado a las problemáticas específicas de muchos sectores de actividad. Los beneficios en términos de seguridad, control, satisfacción del cliente y, en general, de optimización de la gestión de las flotas de vehículos de empresa hacen que estos equipos sean especialmente tentadores. Sin embargo, ¿vale la pena dar este paso? ¿Qué debe saber antes de equiparse con sistemas de geolocalización de empresa? Más precisamente, ¿qué ventajas concretas tienen estos dispositivos? ¿Qué legislación rige su uso? ¿Qué preguntas hay que plantear para conseguir presupuestos de equipos de geolocalización realmente útiles? ¿Cómo interpretar las cifras de estos presupuestos?

La geolocalización de los vehículos de empresa: un potencial extraordinario, pero estrictamente regulado por la ley

La geolocalización en directo de los vehículos de empresa brinda numerosas ventajas; en especial, para la optimización de toda la gestión de la flota. El potencial de este tipo de herramientas debe explotarse de acuerdo con un marco jurídico estricto.

La geolocalización en directo de los vehículos de empresa como herramienta para optimizar la gestión de flotas

La geolocalización en directo (o cuasi directo) tiene muchas ventajas para la gestión de flotas de empresa.

De hecho, permite:

  • ubicar en cualquier momento el vehículo más cercano al almacén o lugar de entrega, con el fin de organizar el transporte con un sistema "justo a tiempo";
  • en el caso de las empresas de taxi, localizar el vehículo más cercano al cliente a recoger, con el fin de minimizar su tiempo de espera;
  • verificar la disponibilidad de los conductores y su tiempo de trabajo;
  • si el vehículo está equipado con módulos que conectan el localizador GPS a dispositivos mecánicos críticos del automóvil o camión, disponer de medidas en directo que garanticen la seguridad de este vehículo, como la presión de los neumáticos, la temperatura del aceite o del motor o las aceleraciones y frenadas bruscas;
  • en términos más específicos, evaluar el consumo, si se conecta un módulo al depósito de gasolina;
  • programar alertas para el conductor o el supervisor (gracias a los datos de los localizadores y sus módulos), que saltan si se superan algunos valores determinados, hasta el punto de apagar el motor a distancia;
  • también con estos datos, formar a los conductores en conducción ecológica;
  • ahorrar tiempo en los trayectos y dinero en consumo de carburante;
  • mejorar la productividad de los conductores.

Unas restricciones jurídicas muy estrictas que regulan la geolocalización en las empresas

Con todo, todas las citadas posibilidades están estrictamente reguladas por la ley.

Están prohibidos varios usos, como:

  • la comprobación del cumplimiento de los límites de velocidad,
  • un control permanente sobre las actividades de un empleado,
  • supervisar los desplazamientos de los representantes de los empleados, cuando se trata de trayectos relacionados con el ejercicio de su mandato,
  • localizar a empleados o colaboradores fuera de su horario laboral,
  • verificar el tiempo de trabajo de un empleado cuando se haya instalado ya otro sistema.

Además, los empleados que organizan libremente su tiempo de trabajo, como los comerciales, no pueden estar sujetos al seguimiento de un sistema de geolocalización.

También se regula el almacenamiento y acceso a los datos registrados por los sistemas.

Por ejemplo, para la CNIL (Comisión Nacional de la Informática y las Libertades de Francia), la geolocalización constituye un dispositivo de recopilación de datos personales.

Por lo tanto, la empresa que utiliza estos sistemas debe garantizar:

  • que el acceso a los datos se restrinja al personal autorizado de la empresa o del responsable (sin el nombre del conductor, en este último caso);
  • que cada conductor interesado pueda consultar los datos registrados, mediante un acceso seguro;
  • que la empresa lleve un registro de todos los accesos a los datos;
  • que el empleado en cuestión haya sido informado de: (1) la identidad del responsable del tratamiento de los datos, (2) la finalidad de la recogida de datos, (3) su derecho a oposición a la instalación del dispositivo (4) y sus derechos de acceso y reclamación;
  • que los datos no se conserven durante más de dos meses, un año o cinco años, en función del objetivo que se persiga.

Sin embargo, en Francia ya no es necesario declarar estos sistemas y archivos a la CNIL, sino que deben inscribirse en el registro de actividades de procesamiento de información la empresa.

Cómo optimizar la solicitud de presupuesto de sistemas de geolocalización de vehículos

Los diferentes proveedores de sistemas de geolocalización de vehículos de empresa ofrecen ofertas muy diferentes, con un perímetro de funcionamiento variable y con precios base muy dispares. Por lo tanto, es necesario saber qué preguntas plantear a la hora de pedir presupuesto.

Asimismo, hay que comprender las posibles estructuras de costes relacionadas con estas ofertas, a fin de comprender bien los presupuestos.

Plantear las preguntas adecuadas para obtener unos presupuestos útiles

Un directivo que desee dotar la flota de su empresa de sistemas de geolocalización se encuentra con una gran diversidad de ofertas en el mercado. Por lo tanto, le conviene solicitar el mayor número posible de presupuestos a proveedores especializados, para asegurarse de encontrar el dispositivo que mejor responda a sus necesidades.

Varias preguntas nos permiten detallar estas necesidades, en particular las relativas a:

  • el tamaño de la flota,
  • la tipología de vehículos de esta flota,
  • la distancia media y la naturaleza de los desplazamientos,
  • si dichos desplazamientos pueden ir más allá de las fronteras nacionales,
  • la naturaleza de la actividad,
  • la periodicidad de los datos de posicionamiento requeridos, casi en directo o a intervalos regulares,
  • la autonomía requerida a los localizadores,
  • las ventajas que se espera obtener, principalmente, de los sistemas de geolocalización (mejora de la seguridad, control, gestión de flotas, ahorro de combustible, etc.),
  • el presupuesto disponible para la geolocalización de los vehículos de la empresa, pero también los retornos esperados de la inversión.

Algunos servicios en línea como Companeo permiten obtener dichos presupuestos de sistemas de geolocalización de vehículos de empresa y comparar fácilmente las ofertas que ofrecen los mejores proveedores especializados del mercado.

Comprender las tarifas y los costes de la geolocalización para profesionales

Naturalmente, la cuestión del presupuesto es esencial. Sin embargo, hay que tener en cuenta que el coste de los sistemas de geolocalización no se limita al precio del localizador GPS que se instala en el vehículo en cuestión.

No en vano, se trata de soluciones que combinan dispositivos, software y servicios, de modo que los sistemas de geolocalización pueden ser más o menos completos y las consiguientes tarifas pueden variar. En primer lugar, los componentes de un sistema completo incluyen:

  • un localizador GPS por cada vehículo de la flota que se debe ubicar;
  • uno o más módulos adicionales que se agregarán a estos localizadores para conectarlos al motor y varios puntos de control del vehículo, con el fin de transmitir en directo valores clave sobre el estado del vehículo;
  • una solución de software para procesar los datos comunicados en directo por estos localizadores y balizas y elaborar informes que pueden ser de utilidad para el supervisor;
  • servicios de telecomunicaciones para transmitir datos entre los localizadores GPS del vehículo y el centro de control del supervisor de la flota.

En segundo lugar, los proveedores de sistemas de seguimiento de vehículos de empresa pueden optar por cobrar por estos diferentes apartados sobre varias bases de tarificación, que se pueden combinar en una sola oferta:

  • una suscripción mensual para la solución en su conjunto, con todos los costes incluidos;
  • una suscripción para la solución de software y una suscripción separada para las transmisiones de datos, muy similar a un plan de telefonía móvil (un solo proveedor puede ofrecer varios “planes” con diferentes opciones);
  • los costes específicos de transmisión de datos;
  • un sistema de comisiones.

En tercer lugar, el elemento específico del dispositivo, es decir, los localizadores de GPS, que pueden representar un coste significativo, plantea la cuestión del modo de adquisición. Suele haber dos posibilidades, cada una con sus ventajas y desventajas:

  • la simple compra del equipo,
  • el alquiler del equipo: en este caso, es posible una suscripción completa, que cubra todos los costes relacionados con los equipos, el software y los servicios de telecomunicaciones.