Optimizar las ventajas de las tarjetas de combustible para empresas

Actualmente, en España son miles los empresarios que adoptan las tarjetas de combustible, atraídos por sus ventajas.

Estas ventajas están al alcance de todos, pero los gestores de flotas y otros responsables de compras deben ser conscientes de que, para optimizarlas, hay que seguir unas ciertas directrices. Con un poco de rigor y especial atención a algunos puntos clave, tanto durante el despliegue del sistema como durante su uso, las tarjetas de combustible realizan todo su potencial para la empresa.

¿Cuáles son las directrices debe conocer para una buena y sólida gestión? ¿Cómo negociar adecuadamente la implementación del sistema para beneficiarse de sus ventajas en la gestión de los repostajes? ¿Cuáles son las limitaciones de uso de las tarjetas de combustible? ¿Cuáles son los puntos clave a dominar al tratar con los proveedores de las mismas?

Maximizar los beneficios de las tarjetas de combustible: la necesidad de negociar bien su despliegue

Para sacar todo el partido a las tarjetas de combustible para empresa a la hora de gestionar los gastos de desplazamiento, se deben estudiar varios puntos tan pronto como se ponga en marcha el sistema.

La etapa clave del despliegue de las tarjetas de combustible en las empresas

Una de las grandes ventajas de las tarjetas de combustible es que permiten a las empresas controlar mejor sus gastos en repostajes.

En sí, saber quién gastó qué, dónde y en qué ruta ya es una mejora, sobre todo en cuanto a la gestión administrativa: a diferencia de lasnotas de gastos, hay una única factura para todas las tarjetas de la empresa y es mucho más detallada.

No obstante, lo verdaderamente interesante es conseguir que la tarjeta de combustible de empresas y sus herramientas de control reduzcan los costes de carburante.

Lo permite el uso de toda la gama de herramientas de monitoreo que suelen acompañar a las tarjetas y que hacen posible:

• restringir el uso de la tarjeta a un tipo específico de carburante;
• establecer un volumen predefinido de litros por transacción;
• restringir su uso a determinados días;
• restringir su uso a determinados horarios;
• restringir su uso a un área geográfica determinada;
• y, por último, determinar qué productos y servicios se pueden adquirir con la tarjeta además del carburante (peajes de autopistas, estacionamiento, mantenimiento de los vehículos, autolavado, productos vendidos en estaciones de servicio, etc.).

Sobre todo, el gestor de la flota estará interesado en establecer estos límites gradualmente, determinando los umbrales de alerta automática por correo electrónico y los umbrales de bloqueo total de la tarjeta para cada operación prevista.

Por último, las herramientas conectadas permitirán conocer con exactitud los hábitos de conducción y el kilometraje realizado con cada depósito, para afinar aún más el análisis del gasto de combustible.

Ventajas muy interesantes para la gestión

Así, una buena gestión de las tarjetas de combustible ofrece ventajas considerables en la gestión de flotas de vehículos de empresa, especialmente en el caso del alquiler de vehículos a largo plazo.

Dado que permiten rastrear el kilometraje de cada vehículo al que están vinculadas, las tarjetas permiten:

• comparar los estilos de conducción y el consumo de los diferentes conductores con los mismos vehículos y para los mismos trayectos;
• evitar sanciones por superar el kilometraje máximo contractual del arrendamiento o leasing y anticipar lo mejor posible las modificaciones que realizar en estos contratos;
• solicitar ajustes en las cuotas mensuales cuando el número medio de kilómetros recorridos por vehículo al mes evolucione favorablemente respecto a los valores previstos contractualmente.

Cada vez más empresas de alquiler de vehículos también ofrecen tarjetas de combustible para empresas, como complemento de su oferta tradicional.

Estas ventajas no deben eclipsar otras ventajas intrínsecas de las tarjetas de combustible para empresa, como las vinculadas a la facturación; en particular, en el cálculo del IVA deducible, en función de cada tipo de combustible y de cada tipo de vehículo.

Gestionar la relación con el emisor y comprender las restricciones

Desde la misma puesta en marcha del sistema, es esencial entender bien la relación con el emisor de la tarjeta. En todo caso, incluso antes de llegar a dicha puesta en marcha, deben considerarse las restricciones en el uso de las tarjetas de combustible para empresas.

La relación con el proveedor de tarjetas de combustible: un aspecto fundamental

Hay varios tipos de proveedores o emisores de tarjetas de combustible:

• un grupo petrolero,
• una cadena de grandes superficies que también cuenta con gasolineras,
• un grupo especializado en tarjetas de servicios, o
• incluso, la propia empresa de alquiler de vehículos a largo plazo.

Con independencia del proveedor, es importante saber que los precios de las tarjetas de combustible, su emisión, su gestión y su alquiler pueden estar sujetos a negociación. Asimismo, como ocurre con cualquier servicio comercial, esta negociación se basa principalmente en el volumen de uso.

Por lo tanto, es particularmente importante que cada empresa que desee suscribirse a un programa de tarjeta de combustible calcule el uso previsto de la tarjeta. Es especialmente importante si tenemos en cuenta que los descuentos en el precio del combustible que ofrecen determinadas redes a las empresas de tarjetas de combustible son proporcionales a dichos volúmenes de consumo previstos u observados.

Además, es posible obtener de determinados emisores un precio único por litro en todo el territorio nacional por cada tipo de carburante admitido por las tarjetas, de forma que el usuario pagará el mismo precio tanto si se reposta en la ciudad, en el campo o en una estación de servicio de autopista.

Finalmente, si bien estos datos son importantes en el momento de la negociación inicial del contrato, no por ello dejan de serlo una vez iniciada la relación comercial. Por lo tanto, es igualmente importante hacer un seguimiento periódico de estos datos para poder solicitar una renegociación si la situación cambia.

Restricciones que hay que conocer bien

A pesar de todas sus ventajas, las tarjetas de combustible para empresas siguen teniendo ciertas limitaciones:

• Sin duda, este sistema no es adecuado para estructuras demasiado pequeñas, que preferirán tarjetas de prepago específicas para carburante.
• La red de estaciones de servicio asociadas nunca es totalmente suficiente. Incluso en el caso de las tarjetas de combustible multimarca que cuentan con miles de estaciones asociadas, es fundamental comprobar que la red incluya las estaciones que realmente importan, las cercanas a los desplazamientos habituales del usuario.
• En este sentido, sería lamentable que el ahorro obtenido mediante las tarjetas de combustible se malgastara en kilómetros adicionales de desplazamientos para llegar a la estación de servicio asociada más cercana.
• Además, es posible que no todas las estaciones de servicio de la red indicada sean totalmente accesibles: algunas tarjetas solo funcionan con surtidores automáticos de combustible, pero otras excluyen específicamente estos surtidores. Asimismo, las tarjetas no son válidas en algunas estaciones o surtidores de “bajo coste”.
• Por otra parte, aunque el coste por tarjeta sea mínimo, este sistema tiene un precio que va más allá de la tarifa mensual única de apenas unos euros: hay que tener en cuenta los costes de gestión.
• Además, algunos emisores solicitan que en la cuenta del cliente se ingrese una fianza como garantía, especialmente en el caso de las fórmulas de pago de combustible mediante factura mensual, es decir, a crédito. Esta suma puede acercarse al valor de un mes de consumo de combustible, según la previsión de consumo acordada.
• Por último, a pesar de todas las herramientas, todos los informes y todos los posibles instrumentos de control de gastos suministrados con las tarjetas de combustible para empresas, el control de los costes de combustible solo es posible con la ayuda de los empleados de la empresa que utilizan a diario estas tarjetas para repostar. Es fundamental concienciarles de las ventajas del sistema e informarles sobre su funcionamiento, a fin de garantizar que pongan de su parte para sacarles partido. Con todo, no siempre es tarea fácil conseguir que alguien que no paga el carburante se comporte como un consumidor responsable.

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