Geolocalización : Alquilar o comprar? Pros y contras para empresas

En 2025, más del 67 % de las empresas europeas que gestionan flotas de vehículos ya integran algún tipo de sistema de geolocalización. Frente a este contexto en plena transformación tecnológica, muchas empresas se preguntan si es mejor alquilar o comprar este tipo de sistema. La decisión afecta no solo al presupuesto operativo, sino también a la capacidad de mejorar la eficiencia logística y de reducir costes a medio y largo plazo.

En esta guía, evaluamos de forma comparativa ambas opciones, aportando datos actualizados, experiencias concretas y recomendaciones orientadas a responsables de compras y decisores empresariales.

¿Qué es un sistema de geolocalización y cómo funciona?

Un sistema de geolocalización permite conocer en tiempo real la posición de un vehículo mediante tecnología GPS combinada con software en la nube. Estos sistemas, como los ofrecidos por Gurtam o Webfleet Solutions (ambos operativos en toda Europa), integran sensores IoT, conectividad móvil y plataformas de análisis para optimizar rutas, reducir costes operativos y mejorar la seguridad del transporte.

En la gestión de flotas , la geolocalización se utiliza para:

• Reducir el consumo de combustible mediante mejores rutas.
• Detectar usos indebidos de los vehículos.
• Controlar horarios y tiempo de conducción.
• Incrementar la puntualidad en las entregas y la satisfacción del cliente.

Las funcionalidades pueden variar desde el  simple rastreo GPS  hasta el análisis avanzado de hábitos de conducción o integración con otros sistemas empresariales (ERP, CRM, etc.).

Pros y contras de alquilar un sistema de geolocalización

La modalidad de alquiler, también conocida como SaaS (Software as a Service), se ha hecho popular entre PYMES y negocios flexibles en 2025.

Ventajas del alquiler

• Coste inicial reducido: En 2025, alquilar un sistema básico cuesta entre 10 y 25 €/vehículo/mes con mantenimiento incluido.
• Actualizaciones automáticas: El software se mantiene actualizado sin que el usuario final deba intervenir en hardware o programación.
• Soporte técnico incluido: El proveedor gestiona incidencias, formación y reemplazos de hardware.
• Flexibilidad contractual: Existen contratos desde 6 a 36 meses, adaptables al crecimiento de la empresa.

Inconvenientes del alquiler

• Coste acumulado: Tras 3 años, se puede haber invertido más que comprando un sistema. Ejemplo: 20 €/mes × 36 meses = 720 € por vehículo.
• Menor personalización del sistema: A menudo se limita a funcionalidades predefinidas.
• Dependencia del proveedor: La empresa queda sujeta a las condiciones de soporte y disponibilidad del proveedor.

Pros y contras de comprar un sistema de geolocalización

La compra directa implica la adquisición completa del hardware y software , con instalación única y mantenimiento propio o externo.

Ventajas de la compra

• Propiedad total del sistema: Control total sobre configuración, uso y datos recogidos.
• Mejor adaptación a largo plazo: A partir del cuarto año, el coste por vehículo es más bajo que en alquiler.
• Personalización avanzada: Integraciones específicas con otros sistemas u operativa interna (SAP, Microsoft Dynamics, Salesforce).

Desventajas de la compra

• Alta inversión inicial: Entre 300 y 800 € por vehículo, según marca y funcionalidades elegidas. Coste actualizado en 2025.
• Costes ocultos de mantenimiento: Soporte técnico y actualizaciones pueden alcanzar 100 €/vehículo/año.
• Mayor tiempo de implementación: Entre 2 y 4 semanas frente a 2 días promedio con soluciones alquiladas.

Criterios para decidir entre alquilar o comprar

Varios factores permiten orientar la decisión de forma racional:

• Tamaño de la flota: En empresas con más de 50 vehículos, la compra puede rentabilizarse en menos de 24 meses.
• Presupuesto operativo: Si hay restricciones de inversión inicial, el alquiler permite empezar sin grandes desembolsos.
• Duración estimada del uso: Para contratos de transporte temporales o flotas estacionales, el alquiler evita costes fijos permanentes.
• Nivel de personalización requerido: Empresas con procesos logísticos avanzados pueden necesitar funcionalidades que solo sistemas propiedad ofrecen.

Casos de uso específicos y limitaciones

Algunos perfiles empresariales muestran clara afinidad por una u otra opción:

Empresas con gran flota fija

Ejemplo: Transports Olivier (Francia) decidió en 2025 comprar 120 equipos de geolocalización por 650 €/unidad, amortizando este coste en 3 años gracias al ahorro de 18 % en combustible.

PYMEs con flota variable o en crecimiento

Empresas como SoluService, con 12 vehículos, optaron por soluciones SaaS a 18 €/vehículo/mes, incluyendo mantenimiento y reportes automáticos. Flexibilidad fue el factor decisivo, permitiendo escalar el servicio según contratos activos.

Limitaciones generales

• Las zonas sin cobertura 4G o GPS afectan el rendimiento de ambos modelos.
• Empresas con normativa de privacidad estricta pueden requerir sistemas con mayor control interno sobre los datos.

Comparativa tabulada: Alquilar vs. Comprar

Resumen final y recomendaciones clave

Seleccionar entre comprar o alquilar un sistema de geolocalización debe responder a factores concretos de cada empresa: volumen de flota, disponibilidad financiera, condiciones contractuales y nivel de control requerido. Para operaciones a corto plazo o crecimiento rápido, el alquiler ofrece ventajas tácticas. A largo plazo, la compra es más rentable si se gestiona correctamente el mantenimiento tecnológico.

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FAQs sobre sistemas de geolocalización

• ¿Cuál es la diferencia de coste anual entre alquilar y comprar?

En 2025, alquilar cuesta entre 120 y 300 €/año por vehículo, mientras que comprar puede supeditarse a un coste total amortizado de entre 150 y 250 € al año (incluyendo soporte). La diferencia depende del volumen y mantenimiento.

• ¿Qué implica el soporte técnico al alquilar?

En la mayoría de soluciones SaaS, el soporte técnico incluye sustitución de equipos defectuosos, asistencia remota, actualizaciones automáticas y helpdesk horario laboral. Lea las condiciones del proveedor antes de firmar.

• ¿Cuánto tiempo se tarda en poner en marcha?

Para alquiler: de 1 a 3 días desde la firma del contrato. Para compra: de 10 a 20 días incluyendo compra, configuración e instalación.

• ¿Qué empresa debería optar por alquiler?

Startups logísticas, empresas de eventos o transporte con contratos temporales, y negocios en expansión sin capacidad de inversión alta inicial.

• ¿Y quién debería optar por compra?

Empresas con flotas estables y operaciones permanentes, como compañías de mensajería, empresas agrícolas o distribuidores regionales con infraestructura propia de TI.