Geolocalización de vehículos

Los sistemas de localización de vehículos ya forman parte de la vida cotidiana de casi todos los particulares, que aprecian su fiabilidad en el cálculo casi inmediato de itinerarios. Sin embargo, estas aplicaciones para el público general están muy por debajo de la funcionalidad que aportan las soluciones de geolocalización para vehículos de empresa. En determinados sectores — como el de los taxis, los vehículos de alquiler con conductor (VTC) y el transporte de mercancías por carretera — la geolocalización de las flotas de vehículos ha sido una auténtica revolución. No en vano, permiten a los gestores de flotas saber en todo momento dónde se encuentran los vehículos y qué transportan. Además, como transmiten un sinfín de datos imprescindibles para el día a día del negocio, estos sistemas aportan una serie de importantes ventajas a los profesionales.

¿Cómo funcionan estos sistemas? ¿Cuáles son las diferentes tecnologías del mercado? ¿Cuánto cuestan estas soluciones? ¿Qué ventajas tienen?  Por último, ¿por qué legislación se rigen?

Principios y funcionamiento de la geolocalización de vehículos

Los sistemas de geolocalización no solo permiten al conductor de un vehículo conocer su posición geográfica en cualquier momento, sino que también permiten a un supervisor localizar a un vehículo, para conocer su posición, así como diversos datos sobre el propio vehículo o su ruta. Son varias las tecnologías que permiten la geolocalización en el ámbito profesional.

Geolocalización de vehículos: encontrarse, encontrar y actuar

La geolocalización de vehículos permite saber en cualquier momento, casi en directo, dónde se encuentran los vehículos equipados con dispositivos de geolocalización.

Inicialmente diseñada para un uso exclusivamente militar, la geolocalización ya forma parte de la vida diaria tanto de particulares como de profesionales.

Los sistemas para particulares suelen ser utilizados solamente por el usuario directo, para ubicarse en un mapa y calcular el trayecto hasta su destino. Sin embargo, también existen aplicaciones para localizar un ordenador robado o una mascota, un niño o una persona mayor que lleven un localizador GPS.

Se trata de una característica esencial de los sistemas para profesionales, que permiten a un supervisor remoto conocer la posición geográfica de los vehículos equipados con sistemas de geolocalización. A veces, estos sistemas también permiten la comunicación bidireccional entre el vehículo equipado y el supervisor, hasta el punto de permitir, en ciertos casos, que el supervisor actúe directamente sobre el vehículo equipado. Finalmente, estos sistemas transmiten mucho más que posiciones geográficas, especialmente si están equipados con módulos conectados a varios elementos mecánicos del vehículo.

Por lo tanto, las aplicaciones para los profesionales son muy numerosas: ayudas a la navegación, seguimiento de mercancías, seguimiento de un vehículo tras un robo, localización de personas (camioneros, vendedores, dependientes, trabajadores itinerantes, etc.).

Diferentes sistemas de geolocalización para diferentes modos de funcionamiento

Varios sistemas permiten la geolocalización, con diferencias en la precisión y el alcance:

• El sistema de geolocalización GPS es el más extendido. Mediante una baliza GPS, el dispositivo se conecta a la red de posicionamiento por satélite para conocer su ubicación. Luego, los datos se transmiten al conductor o al supervisor, generalmente a través de redes de telefonía móvil.
• El sistema de geolocalización también puede estar totalmente basado en las redes de telefonía móvil , mediante la triangulación entre emisores, calculando el tiempo o el ángulo de llegada de una señal o según el identificador celular.
• La geolocalización por radiofrecuencia mediante chips (RFID) es otra tecnología utilizada principalmente para la geolocalización en espacios cerrados; por ejemplo, para ubicar mercancías en un almacén.
• Se pueden utilizar otras tecnologías, como la geolocalización por wifi o la geolocalización mediante dirección IP. 

Los costes de los sistemas de geolocalización para vehículos de empresa

Las múltiples ventajas que aporta la geolocalización de vehículos, tanto por la optimización de la gestión de la flota como en términos de ahorro y seguridad, deben sopesarse en relación con sus costes, que no paran de bajar.

Ventajas de la geolocalización de vehículos

Los sistemas de geolocalización de vehículos tienen muchas ventajas para los conductores, así como para los supervisores y clientes de las empresas que utilizan estos sistemas. Directa o indirectamente, la geolocalización de los turismos de empresa o vehículos pesados de las empresas de transporte mejora la seguridad y la gestión de la flota y genera ahorro:

• En términos de seguridad, la geolocalización permite sobre todo luchar contra el robo de vehículos, pero también el robo de mercancías.
• Además, abundando en el mismo tema, la diversa información enviada a estos sistemas (por ejemplo, sobre la velocidad o las frenadas repentinas) permite mejorar la seguridad de la conducción. Si el localizador cuenta con los módulos necesarios, se monitorean datos clave como la temperatura de varios puntos críticos en el motor o la presión de los neumáticos, lo que mejora la seguridad general del vehículo. En todos los casos, se pueden configurar alertas para avisar (al conductor, al supervisor o a ambos) si se sobrepasan determinados umbrales críticos. A veces, incluso, el supervisor podrá utilizar el sistema de geolocalización para detener el motor del vehículo.
• En cuanto a la gestión de flotas, se optimiza toda la actividad. Un operador de taxis podrá así asignar el vehículo más cercano al cliente que solicita un viaje. Por su parte, una empresa de transporte por carretera podrá seleccionar la mejor estrategia de entrega en función de los diferentes almacenes, garajes y puntos de entrega.
• Esta optimización de la gestión de la flota genera beneficios económicos. Primero, porque se saca todo el partido al tiempo de trabajo y se identifican vacíos de actividad, de modo que la productividad aumenta; en segundo lugar, porque los viajes están optimizados y, por lo tanto, son más rápidos; y, en tercer lugar, gracias a esta optimización de los trayectos y a que se puede formar en conducción ecológica a los conductores (si se han identificado posibilidades para mejorar su conducción), de modo que se reduce el consumo de combustible. Los ahorros en la partida de carburante pueden representar hasta el 20 % de la factura mensual.
• Finalmente, estos dispositivos tranquilizan a los clientes y mejoran su satisfacción, ¡lo que siempre es una fuente de ulteriores ingresos!

Precios de la geolocalización de vehículos

El precio de los sistemas de geolocalización depende de la mejora de los dispositivos físicos, pero también del software de los sistemas y los servicios relacionados. Estos tres componentes esenciales se ofrecen generalmente en forma de paquete “todo incluido”, lo que favorece su comercialización en forma de suscripciones mensuales, que además tienen la ventaja de reducir la inversión inicial. No obstante, los usuarios avanzados aún pueden crear sus propios sistemas comprando los dispositivos y seleccionando el software que consideren más adecuado.

En estos casos, si se adopta esta tecnología, el precio de las balizas GPS puede variar entre 80 euros y más de 600 euros por unidad. Los factores que influyen en el precio son:

• la autonomía de las balizas, sin olvidar que algunos sistemas permiten conectarlas a la batería del vehículo;
• la transmisión de datos en directo o solamente con grabación local;
• la presencia o ausencia de módulos que permitan conectar el sistema al sistema de control electrónico del vehículo, así como el grado de perfeccionamiento de estos módulos;
• el tamaño del sistema y su sistema de fijación.

En todos los casos, será necesario agregar al precio del equipo (alquilado o comprado) una o más suscripciones específicas para la transferencia de datos al sistema de supervisión mediante redes de telefonía móvil.

Por último, el software o las aplicaciones profesionales específicas se pueden obtener por separado y se facturan mediante suscripción mensual, comisiones por uso o ambas.

Para conocer los precios correspondientes a un sistema para las necesidades específicas de cada cliente, es necesario solicitar presupuestos para un sistema de geolocalización .

Dado que la geolocalización de vehículos es un mercado cada vez más concurrido, servicios como los que ofrece Companeo resultan especialmente útiles para obtener fácilmente dichos presupuestos y comparar los mejores proveedores de soluciones de geolocalización para profesionales.

Legislación

Los sistemas de geolocalización transmiten y almacenan datos que pueden ser de carácter personal, de modo que son sistemas de supervisión potecialmente intrusivos. En consecuencia, su uso está estrictamente regulado por una serie de disposiciones legales o reglamentarias. Estas disposiciones definen cuáles son los usos prohibidos de estos sistemas, cuáles son los derechos de los empleados y cuáles son los métodos de almacenamiento y retención de datos. En cualquier caso, es fundamental saber que el empresario es responsable del cumplimiento de estas normas, tanto por su empresa como en el uso las propias herramientas, en función de sus características.

Usos excluidos

El potencial de las soluciones de geolocalización de vehículos es tan amplio que las autoridades legislativas tuvieron que limitar sus usos autorizados.

En este sentido, la legislación ha prohibido su uso para los siguientes fines:

• control del cumplimiento de los límites de velocidad,
• control del tiempo de trabajo si ya existen otros dispositivos,
• control de los empleados que organizan libremente sus viajes, como representantes comerciales,
• control de los desplazamientos de los representantes del personal en el ejercicio de su mandato,
• cualquier tipo de control de cualquier empleado fuera de su horario laboral, lo que incluye los desplazamientos de casa al trabajo, aunque sea con la intención de evitar robos.

Derechos de los empleados

Los empleados también ostentan ciertos derechos a la hora de instalar y utilizar los sistemas de geolocalización de los vehículos que utilizan para el desempeño de sus funciones.

En particular, deben:

• ser informados de la instalación de estos sistemas de acuerdo con unos criterios específicos, lo que incluye sobre todo los objetivos de la recogida de datos, las bases legales, los derechos de oposición, la duración de la retención de los datos y las modalidades de acceso, rectificación y reclamación ante la autoridad competente (en el caso de Francia, la CNIL, es decir, la Comisión Nacional de la Informática y las Libertades);
• poder rechazar su instalación;
• tener acceso a los datos registrados que les conciernen, mediante una simple solicitud;
• poder desactivar estos sistemas cuando se acabe su jornada laboral.

Por otro lado, los empresarios tienen derecho a controlar todo lo relacionado con estas desactivaciones y pedir cuentas a los empleados si detectan alguna anomalía.

Retención de datos

La retención de datos está limitada en tiempo y acceso.

Un delegado de protección de datos, si hay uno en la empresa, debe participar en la configuración de los sistemas y hay que guardar un registro de las actividades de procesamiento.

En cuanto al acceso a los datos, debe existir una política estricta y también debe mantenerse un registro actualizado.

En principio, los datos solo se deben retener durante un período de dos meses o, como máximo, un año si hay que retenerlos con fines de prueba u optimización del servicio.

En los casos, muy regulados, en los que estos datos se pueden utilizar para controlar el tiempo de trabajo de los empleados, solo se pueden conservar durante un máximo de 5 años después de la recogida.

Sin embargo, en Francia ya no es obligatorio declarar estos sistemas y datos a la CNIL.